Как правильно написать письмо обращение

Письмо-обращение

Одним из самых распространенных видов деловых писем, направляемых физическими лицами и организациями другим физическим лицам или организациям, является письмо-обращение.

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

  • наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
  • наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

  • от физического лица к физическому лицу;
  • от физического лица к организации;
  • от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

  1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
  2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
  3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
  4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Составление письма-обращения

Для большинства видов обращений законом определена свободная форма вплоть до отсутствия требований к орфографии (это, например, относится к письмам в прокуратуру, полицию).

Главное условие — чтобы обращение отвечало на вопросы о том, кем и куда оно направлено и чего хочет его автор. Кроме того, обращение должно быть мотивированным.

Если обращение составлено на основании какого-либо нормативного акта, во исполнение какого-либо требования, то его необходимо упомянуть в тексте.

В целом же структура писем-обращений выглядит следующим образом:

  1. наименование адресата;
  2. наименование организации ФИО, должность и адрес обратившегося, контактный телефон или e-mail, по которому может быть направлен ответ;
  3. текст обращения. Если информация носит конфиденциальный характер и испрашивается из государственных органов, то указывается статус составителя обращения (как правило, прикладываются копии подтверждающих документов). Как правило, обращение в тексте письма начинается со слов «прошу»;
  4. список приложений к обращению, если они имеются;
  5. дата направления письма и подпись.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Письмо-обращение, автором которого является организация, оформляется на фирменном бланке организации.

Направление обращения

Письмо-обращение может быть направлено различными способами:

  • лично или через курьера;
  • по факсу;
  • по электронной почте;
  • обычной почтой.

Рекомендуем при передаче письма лично или через курьера оформить второй экземпляр письма, на котором принявшее его лицо (секретарь, работник канцелярии) проставит свою подпись.

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Читайте так же:  Кто относится к малому бизнесу в россии

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Деловой этикет: пишите правильные письма!

    Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

    Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

    Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

    Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

    После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

    Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

    Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

    Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

    Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

    Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

    Читайте так же:  Что нужно чтобы пенсию приносили на дом

    Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

    Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

    При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указаниявам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

    О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

    В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

    Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

    Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

    В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

    Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

    Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

    Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

    В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

    Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

    Письмо-жалоба. Как написать

    Письмо-жалоба — это легальный способ официально донести до сведения правоохранительных, административных и прочих ответственных органов свою проблему и попытаться добиться её решения.

    Письмо-жалоба является частью деловой переписки. Жалобу обычно пишут тогда, когда миром решить вопрос не удалось, виновная сторона не идёт навстречу и не стремится исправить нанесённый вам ущерб.

    Целесообразнее всего сесть за изложение событий в спокойном состоянии, собрав доказательства и удостоверившись, что правда на вашей стороне.

    Полезные документы для скачивания

    В случае, когда на вашу организацию написана жалоба от покупателя, вам необходимо написать ответное письмо.

    Как правильно написать письмо-жалобу

    Письмо-жалоба пишется в свободной форме, от руки или электронным способом, и имеет ряд особенностей:

    • Язык изложения жалобы должен быть близким к официальному, лаконичным, грамотным, максимально безэмоциональным, без использования оскорбительной лексики и двусмысленных выражений.
    • События должны быть изложены последовательно, ситуация показана как можно объективнее, но в то же время коротко и ясно, без ненужных деталей. Желательно, чтобы объем жалобы был не больше одного листа формата А4.
    • Письмо-жалоба обязательно сопровождается документами, подтверждающими произошедшее, будь то чеки из магазина, договора, акты, квитанции и прочее.
    • Срок ответа на жалобу в большинстве случаев зависит от инстанции, в которую вы отправляете письмо, и определен законодательно (например, если вы жалуетесь на продавца в магазин, согласно закону о защите прав потребителей срок ответа на вашу претензию — 10 дней; государственные органы и власти местного самоуправления должны вам ответить в течение 30 дней). Если же в вашем случае срок ответа на жалобу не установлен, вы можете, руководствуясь здравым смыслом, определить его сами.

    Жалоба также может быть коллективной, если проблема касается не одного человека (например, жильцов одного подъезда или дома). Составление её не отличается от составления индивидуального письма-жалобы, разве что описание событий будет более полным, и подписать такое письмо должны все, кто в нём упомянут.

    Читайте так же:  Как узнать готова ли лицензия на оружие

    Письмо-жалоба составляется в двух экземплярах.

    Один можно отправить по почте с уведомлением о вручении или лично отнести в соответствующую инстанцию; второй оставить у себя.

    Если вы выбрали второй вариант доставки, не забудьте при передаче жалобы адресату (или секретарю) получить на свой экземпляр отметку (дату и заверенную подписью запись «письмо получено») о вручении. Таким образом, у вас будет доказательство, что письмо было вручено, и от даты вручения пойдёт отчет времени, необходимого для ответа на ваше письмо.

    Структура письма

    1. в правом верхнем углу — обращение (наименование организации, должность и ФИО руководителя) и данные составителя жалобы;
    2. наименование документа;
    3. суть жалобы:
      1) причина составления письма с указанием номеров документов, дат и прочего;
      2) описание ваших действий после того, как произошёл инцидент;
      3) ситуация на сегодня, когда ваши действия не принесли ожидаемого результата;
      4) ваши требования по отношению к виновной стороне;
      5) меры, которые вы предпримете, если ситуация не изменится;
      6) перечень документов (или их копий), подтверждающих ваши слова, которые прилагаются к письму-жалобе.
    4. Должность (если письмо от организации), ФИО, подпись составителя, дата написания письма.

    Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

    • Торговый и складской учет
    • Интеграция с фискальными регистраторами
    • CRM, заказы и сделки
    • Печать первичных документов
    • Банк и касса, взаиморасчеты
    • Интеграция с интернет-магазинами
    • Интеграция со службами доставки
    • Интеграция с IP-телефонией
    • Email и SMS рассылка
    • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

    Как правильно написать обращение в госорганы?

    Определитесь с адресатом

    Уточните заранее, к чьим полномочиям относятся ваши вопросы.

    Для этого зайдите на сайт ведомства или позвоните в справочную.

    Если направите заявление не по адресу, его все равно рассмотрят. Письмо перенаправят в профильное ведомство. В этом случае ответ придется ждать, как минимум, на неделю дольше.

    Если ваше обращение касается компетенции нескольких органов, перечислите их по порядку.

    Закон: ч.ч. 3, 4 ст. 8 Федерального закона №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

    Как выбрать тип обращения

    Перепутать «заявление» с «жалобой» — некритично.
    Госорган обязан рассмотреть обращение.
    Но лучше продемонстрировать, что вы разбираетесь в законах.
    Это заставит власть внимательней отнестись к вашей ситуации.

    Заявление — это просьба о помощи, о предоставлении информации, сообщение о нарушении закона или критика работы чиновников и правоохранителей.

    Например, вы хотите узнать состав призывной комиссии, или сообщаете, что на доме незаконно установили рекламный баннер, или — что во дворе незаконно захвачены парковочные места.

    Жалобу подают, если права граждан уже нарушены.

    Например, военкомат отказался раскрывать состав призывной комиссии. Как правило, жалоба касается частных, а не публичных интересов. В жалобе требуют восстановить нарушенные права.

    Предложение — рекомендация по улучшению работы госорганов.

    Закон: ст. 4 Федерального закона №59-ФЗ
    «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Структура обращения

    Информация об адресате. Если хотите обратиться к конкретному лицу, напишите его/её фамилию, имя и должность. Если нет — только должность или название ведомства.

    Например, если обращение в прокуратуру касается защиты окружающей среды, достаточно написать «природоохранному прокурору».

    Данные заявителя. Укажите ФИО полностью, мобильный телефон и адрес, на который хотите получить ответ. Адрес может не совпадать с местом вашей регистрации.

    Если хотите получить ответ на email, укажите его. Однако на практике в электронном виде отвечают только на обращения через интернет-приемную.

    Внимание: фамилию и адрес для ответа указывать обязательно. Анонимные обращения не рассматриваются.

    Тип обращения: заявление, жалоба или предложение.

    Суть обращения изложите в свободной форме. Заявление от руки пишите разборчиво. Иначе госорган откажется рассматривать вопрос по существу.

    Дата и подпись. Их отсутствие — основание для отказа в рассмотрении обращения.

    Что писать в обращении

    Если необходимо, сформулируйте одно или несколько требований. Их можно оформить нумерованным списком. Для удобства рекомендуем отделить требования от основного текста словом «прошу», написанным по центру строки.

    Например, вы можете попросить о проверке, о разъяснении обстоятельств, потребовать привлечь виновных к ответственности.

    Внимание: если используете нецензурные, оскорбительные выражения, угрожаете здоровью и имуществу должностного лица или его семьи, обращение оставят без ответа по существу. (ч. 3 ст. 11 Федерального закона №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

    Как оформить приложения

    Если прилагаете к обращению документы, подписные листы — перечислите их в виде списка.

    Полезно указывать количество документов и их объем в листах.

    Если прилагаете копии, после списка сообщите, что готовы представить подлинники.

    Помните: на любом этапе вы вправе предоставлять дополнительные документы и материалы.

    Проект «Конструктор обращений» является победителем конкурса Human Rights Incubator и реализуется при финансовой поддержке Европейской Комиссии.

    Авторские права на продукты, создаваемые в рамках нашего проекта, распространяются под открытой лицензией Creative Commons, то есть принадлежат обществу и доступны для бесплатного использования и изменения без ограничений.

    Образец обращения граждан

    Образец обращения граждан

    к главе Муниципального образования город Ирбит

    (или заместителям главы администрации Муниципального образования город Ирбит)

    Главе (заместителю главы администрации) Муниципального образования город ирбит

    (фамилия, имя, отчество)

    проживающего по адресу:

    телефон для связи: ______________

    ОБРАЩЕНИЕ

    (Изложить суть вопроса, касающегося полномочий главы (заместителя главы администрации) Муниципального образования город Ирбит)

    Приложение: (по желанию заявителя, в случае необходимости подтверждения своих доводов) копии предыдущих обращений (жалоб, заявок, ответов и т.п.) с указанием количества листов.

    Читайте так же:  Благодарственное письмо адвокату образец

    Если обращение коллективное, то обязательно должны быть подписи всех обратившихся (в оригинале) и указано, кому направить ответ (Ф.И.О., адрес, телефон).

    Примечание:

    В обращении указываются Ф.И.О. заявителя, точный адрес места жительства с почтовым индексом и контактный телефон. В самом заявлении необходимо указать причину обращения, а именно: кратко изложить суть вопроса, воздерживаясь от эмоциональных оценок. Не следует перегружать заявление излишними малозначительными деталями, за которыми может потеряться суть самого вопроса. При этом желательно, чтобы объем заявления не превышал одного листа.

    Желательно указать, к кому из должностных лиц (сообщить их Ф.И.О., должность) и в какое время ранее обращался заявитель, приложить копии всех предыдущих обращений (жалоб, заявок и т.п.) с ответами уполномоченных лиц.

    Подробные заранее предоставленные документы значительно экономят время и позволяют уполномоченному лицу, ответственному за подготовку ответа на обращение, более оперативно рассматривать вопросы, затронутые в обращении.

    В коллективном обращении необходимо указать, кому из подписавших обращение граждан и по какому адресу направить ответ и его контактный телефон.

    Контактный телефон необходим для того, чтобы должностное лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, могло связаться и совместно с заявителем определить время выезда на место для рассмотрения обращения (при необходимости).

    Как правильно написать ответ на деловое письмо.

    Как правильно написать ответ на деловое письмо? Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ. Но вопрос, сможете ли вы написать его правильно с точки зрения содержания письма? Поймет ли вас адресат? Или у него возникнут вопросы к вашему письму? Так что же следует писать в ответе на официальное письмо?

    Для начала необходимо знать, что каждое ответное письмо индивидуально, и однозначного способа по его написанию нет!

    В этой статье мы разберем, на какие письма пишут ответы, дадим общие рекомендации для составления писем ответов, слова и фразы для писем ответов и приведем примеры ответных писем.

    В каких случаях пишут письма ответы?

    Письма ответы пишут по самым разнообразным поводам.

    Наиболее часто письма ответы пишут на письменные запросы, претензии (рекламации), на просьбы и предложения (оферты, коммерческие предложения).

    Иногда письма ответы пишут на письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма, письма заявления и другие. Письмом ответом также является письмо подтверждение. Вот полезная ссылка на тему писем подтверждений https://delovoe-pismo.com/pismo-podtverzhdenie-pismo-podtverzhdenie-obrazets/

    Но даже если все письма-ответы по характеру ситуаций, поводов и вопросов разнообразны, существуют общие рекомендации, характерные для составления писем ответов.

    Итак, при написании писем ответов следуйте следующим рекомендациям:

    1. В обращении перед текстом вашего ответа по возможности общайтесь к получателю письма адресно (например, Уважаемый Иван Иванович, Уважаемые Коллеги и т.п.).
    2. Или в случае, если вы не знаете адресата по имени, то начните писать сразу текст без обращения.
    3. В письмах по электронной почте также можно просто поприветствовать адресата (например, «Добрый день!», «Добрый вечер!», «Здравствуйте!»…).
    4. В начале текста письма указывайте номер и дату письма, на которое вы отвечаете. Например, «В ответ на Ваше письмо исх.№234-11 от 24.05.2017г. сообщаем…» и т.д.
    5. Если вы отвечаете не на письмо, а на какой-то устный вопрос (в деловых переговорах, по телефону и т.п.), то в начале текста письма укажите, что вы отвечаете на этот устный вопрос. Например, «В ответ на Ваш устный запрос о ремонте кабельного провода, сообщаем …».
    6. На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного дня с момента его получения, а оптимальное время ответа в течение 2-х часов. Своевременность — это дань деловому этикету.
    7. Если по каким-то причинам вы не можете дать своевременный ответ, то в течение 2-х часов с момента получения письма отправьте сообщение адресату следующего содержания: «Благодарим Вас за письмо. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время. Мы обязательно отправим Вам ответ в течение 48-ми часов.». Или укажите другой срок, в который вы сможете ответить адресату, и по возможности укажите причину задержки вашего ответа. Ответив таким образом, вы выразите уважение и внимание к адресату. И это положительно отразится на ваших деловых взаимоотношениях.
    8. Всегда пишите ответ, используя информацию полученного письма. Например, Благодарим Вас за предложение участвовать в конкурсе молодых талантов…
    9. Если в полученном вами письме есть вопрос, дайте на него исчерпывающий ответ. Например, Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен.
    10. Если вопрос полученного вами письма может быть решен каким-то иным способом, напишите просьбу или пожелание, с помощью которого адресат может разрешить свою проблему. Например, Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. ХХХХХХХ…
    11. Отвечая на письмо, если есть подтверждение вашего ответа, укажите источник , на который вы ссылаетесь. Например, в соответствии с Регламентом корпоративного этикета №444-1 от 12.09.2017г. сотрудники операционных подразделений банка обязаны приходить на работу в специальной форме одежды.
    12. Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. Например, Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить, в какое время 29 сентября 2017 года его встретить на вокзале г. Новосибирск? …
    13. Можно писать короткие ответы, но так чтобы они давали исчерпывающий ответ или побуждали адресата к определенным действиям. На какие виды писем можно написать короткий ответ? Это письма о сотрудничестве, коммерческие предложения (оферта), приглашения, сопроводительные письма к резюме и другие письма, ответы на которые предполагают краткого ответа.
    14. Более развернутого ответа требуют письма -запросы, рекламации, просьбы, претензии и жалобы. Причем все эти виды писем могут быть отправлены вам по самым разнообразным поводам, обстоятельствам и ситуациям. Поэтому написать короткий ответ на подобные письма сложнее. Такие ответы требуют более детального и критического подхода.
    15. Поставьте подпись — с уважением, ФИО.
    16. Оставьте ваши контактные данные — Контакты: e- mail: com, телефон +7xxxxxxxx98
    Читайте так же:  Как открыть охранное агентство

    Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

    «В ответ на Ваше письмо …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», » Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена» и так далее. Прочитайте также полезную статью по этой теме https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

    Пример ответа на запрос об учете канцелярских товаров

    Уважаемый Имя Отчество,

    На Ваш запрос о предоставлении информации об учете канцтоваров в Отделе по обслуживанию клиентов сообщаем, что к сожалению, наш отдел не ведет учет канцелярских товаров.

    По этой причине мы не можем предоставить Вам информацию об учете канцтоваров.

    Пример письма ответа на запрос о дополнительной информации.

    Уважаемый Имя Отчество,

    Мы получили Ваше письмо №123-1 от 12 мая 2018 года и благодарим Вас за проявленный интерес к деятельности нашей компании.

    К настоящему письму прилагаем все подробные ответы на Ваши вопросы, с помощью которых Вы сможете лучше ознакомиться с деятельностью нашей компании. Также Вы можете ознакомиться с актуальной информацией и анонсами интересных акций на нашем веб-сайте www.reklama.com.

    В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы обращайтесь к нам по телефону +7ХХХХХХХХ.

    Пример ответа на запрос.

    Уважаемый Имя Отчество,

    В ответ на ваш запрос №12-21 от 21.10.2019 г. сообщаем, что у нас нет обособленного подразделения по работе с клиентами.

    Пример ответа на приглашение по повышению квалификации работников

    АО «М» в ответ на Ваше письмо №32-2 от 12.09.2019 года направляет к Вам на обучение по повышению уровня квалификации работников бухучёта двух специалистов: Иванова В.В. и Репину А.И.

    Оплата за обучение данных специалистов переведена на указанный Вами счёт.

    Пример ответа на коммерческое предложение

    Уважаемый Иван Иванович,

    В ответ на Ваше коммерческое предложение о закупке товаров исх. №123-03 от 12.11.2019г. сообщаем, что Ваше предложение в настоящее время находится на рассмотрении у руководства компании.

    И в случае положительного решения нами будет произведена закупка предложенных товаров.

    Пример ответа на письмо об оферте.

    Уважаемый Имя Отчество,

    Благодарим Вас за предложение о поставке товаров и подтверждаем покупку товаров на предложенных Вами условиях.

    Пример ответа на претензию о поставке товара.

    Уважаемый Имя Отчество,

    Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы, наша продукция всегда отличалась превосходной прочностью и качеством.

    Мы всегда готовы принять продукцию назад, если возникают проблемы с качеством. Однако пятна на товаре, о которых Вы указываете могут быть причиной неправильной распаковки и эксплуатации товара.

    Пример ответа на вопрос о о времени размещения информации на сайте

    Приносим извинения за временные неудобства.

    В связи с техническими проблемами на сайте Ваша информация будет размещена на сайте 26 сентября 2019 года.

    Пример ответа на запрос об изготовлении изделий

    На Ваш запрос о возможности изготовления подарочных сувениров сообщаем, что мы можем изготовить данные изделия.

    Стоимость изготовления сувениров составит десять тысяч рублей. Счет для оплаты прилагается к письму.

    Пример развернутого ответа на письмо запрос (обращение физического лица к гос. органу)

    Уважаемый Имя Отчество,

    Рассмотрев Ваше обращение, поступившее с Акимата г. Алматы за вх. №ТР-А-2247 от 15.09.2018 года по поводу законности проведения строительно-монтажных работ на асфальтировнной дороге, прилегающей к южной стороне земельного участка и жилого дома переулок 2, дом 3 в коттеджном городке «ЗХ» г. Алматы и принятии соответствующих мер, Управление градостроительного контроля сообщает следующее.

    По вышеуказанному адресу произведены аварийно-восстановительные работы на водопроводных сетях силами ТОО «Ж» . В настоящее время прорыв устранен. ТОО «Ж» обязуется восстановить места производства аварийных работ в срок до 30.09.2018 года.

    В соответствии с пунктом 32 статьи 1 Закона РК «Об архитектурной и строительной деятельности в РК» аварийно-восстановительные работы не входят в перечень строительно-монтажных работ и контролю со стороны Управления градостроительного контроля.

    Ставим Вас в известность о том, что на основании п.6 ст.14, п.1 ст.10, ст.12 Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических лиц и юридических лиц», настоящее письмо может быть обжаловано или опротестовано в порядке, предусмотренном законодательством РК в вышестоящий орган или в суде.

    Приложение: письмо от ТОО «Ж» на 1 листе.

    Пример ответа запрос о сравнительных технических параметрах

    В ответ на Ваш запрос №21-1 от 12.09.2018 года сообщаем, что в насосной установке пожаротушения, заложенной в проектной документации и в предлагаемой нами установке, используются одинаковые насосы.

    То есть технические характеристики этих двух установок идентичны.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос в комментариях к этой статье или бесплатно заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

    Как правильно написать письмо обращение
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here