Как правильно писать гарантийное письмо

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

Читайте так же:  Социальный вычет на лекарства документы

О поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

  • реквизиты стандартны;
  • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
  • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
  • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

  • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
  • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

  • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
  • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
  • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
  • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
  • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
  • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма о приеме на работу

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

  • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
  • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
  • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
  • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
  • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Гарантийное письмо на оплату

Представленный образец гарантийного письма необходим в случае, когда контрагенту нужны дополнительные гарантии того, что оплата по договору будет осуществлена. Например, при оплате с отсрочкой по договору поставки. Гарантийное письмо выступает дополнительным аргументом для подтверждения репутации и серьезности намерений контрагента.

  • Читайте полную информацию о гарантийных письмах, правилах использования и оформления в статье

Discovered

Деньги, банки, страхование, экономика и бизнес

Как составить гарантийное письмо? Образец гарантийного письма

В данной статье речь пойдет о том, что такое гарантийное письмо, кем и в каких случаях оно предоставляется, как правильно составить гарантийное письмо, какие типовые речевые обороты следует использовать при его написании, а также рассмотрим некоторые образцы гарантийных писем.

Читайте так же:  Отвод составу суда в уголовном процессе

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийное письмо — это документ, относящийся к служебной переписке, согласно которому одна сторона предоставляет гарантию выполнения определенных условий или совершения некоторых действий в интересах другой стороны. По сути, это гарантия выполнения обязательств, зафиксированная на бумаге. Этот акт может встречаться не только в отношениях между юридическими лицами, но и во взаимоотношениях физических лиц.

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и полноты оплаты за полученную продукцию, выполненные работы либо оказанные услуги, гарантию качества и т.п.

Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Гарантийное письмо — это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в требуемый срок и в необходимом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

Гарантийные письма достаточно часто используются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в законодательстве не зафиксировано. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства и стремиться использовать формулировки, которые четко и однозначно будут отражать намерения и обязательства обеих сторон.

Зачастую, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключения договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно или невозможно.

Гарантийное письмо также может выступать в роли акцепта, то есть намерения принять, например, ранее полученное от контрагента коммерческое предложение. В таком случае направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение установления договорных отношений.

Преимущества и недостатки гарантийного письма как заменителя договора

Преимущества:

  1. можно не оформлять документ, который подписывается обеими сторонами;
  2. если требования к оферте и акцепту соблюдены, то такие правоотношения абсолютно законны;
  3. суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки:

  1. объем гарантийного письма ограничивает описание его условий;
  2. невозможно определить все права и обязанности;
  3. не рассматриваются процедурные моменты;
  4. не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, договорные отношения с помощью гарантийных писем юридически правомерны, однако, не исключены спорные моменты, которые могут вызвать судебное разбирательство. Юридическая практика свидетельствует, что гарантийное письмо не является каким-либо официальным подтверждением исполнения обязательства, а служит подтверждением серьезности намерений контрагента либо его признанием долговых обязательств по договору.

Как составить гарантийное письмо?

Требования к составлению гарантийных писем такие же, как и к другим подобным деловым документам. В частности:

  • необходимо придерживаться делового стиля написания;
  • в тексте письма не должно быть орфографических и пунктуационных ошибок;
  • информация должна быть изложена кратко, но четко и однозначно — с указанием на конкретные обстоятельства, документы, события, договоренности;
  • должна быть полностью раскрыта суть гарантийного обязательства (за что, кому, когда, в каком объеме и т.п.).

Гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

  1. От кого — информация о гаранте: наименование юридического лица или ФИО физического лица, паспортные данные физического лица, регистрационный код, юридический адрес компании или место регистрации физического лица.
  2. Кому — наименование бенефициара, т.е. лица, которому предоставляется гарантийное письмо. Письмо может быть адресовано как юридическому лицу, так и конкретному должностному лицу компании (как правило, директору).
  3. Дата составления гарантийного письма и его исходящий номер (если по правилам документооборота в компании ведется журнал исходящей корреспонденции).
  4. наименование документа — «Гарантийное письмо» (желательно указать, но не обязательно).
  5. Текст письма — раскрывается содержание гарантии: какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки сторона-гарант обязуется исполнить.
  6. подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма, оттиск печати (при наличии).

Гарантийное письмо, которое предоставляется юридическим лицом, желательно предоставить на фирменном бланке компании. Если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись. При необходимости, к гарантийному письму могут быть прикреплены соответствующие приложения (копия договора, акта выполненных работ, акт сверки задолженности, сертификат качества, гарантийный талон и т.п.).

При составлении гарантийного письма могут быть использованы следующие речевые обороты:

Виды гарантийных писем

Каждое гарантийное письмо выполняет определенные функции, в связи с чем выделяют следующие виды гарантийных писем.

Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо об оплате является фактическим признанием финансовой задолженности по оплате за полученные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя осуществить в срок, предусмотренный договором, т.е. возникает необходимость в отсрочке платежа или уже по факту имеется просроченная задолженность. В таком случае, руководитель компании направляет кредитору гарантийное письмо, подтверждающее размер денежного долга и сроки его погашения.

Гарантийное письмо об оплате, как правило, подписывает не только директор, но и главный бухгалтер компании (или же финансовый директор).

Образец гарантийного письма об оплате

Иногда в тексте гарантийного письма об оплате указывается также размер штрафных санкций, которые плательщик обязуется уплатить в случае нарушения сроков оплаты.

Гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг

Видео (кликните для воспроизведения).

Гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг призвано заверить получателя, что указанные в нем обязательства действительно будут выполнены до указанного срока и в определенном объеме. Возможно указание нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапное выполнении работ. В таком документе также подтверждается необходимое качество в соответствии с теми или иными стандартами (ISO, ГОСТ и т.д.).

Подобное гарантийное письмо может быть составлено, если может возникнуть или уже возникло нарушение сроков или объемов по договору, спецификации или иным документам.

Читайте так же:  Можно ли взять ипотеку в другом регионе

Образец гарантийного письма о выполнении работ

Гарантийное письмо о приеме на работу

Необходимость в составлении гарантийного письма о приеме на работу может появиться в случае приема на работу:

  • иностранного гражданина (для предоставления в миграционную службу);
  • студента (для предоставления в учебное заведение);
  • бывших заключенных после освобождения из мест лишения свободы (для предоставления в органы, осуществляющие административный надзор).

Образец гарантийного письма о приеме на работу

Гарантийное письмо о приеме на работу целесообразно также получить и соискателю на вакантную должность, прежде чем уволиться с текущего места работы. При этом желательно, чтобы в гарантийном письме был также указан размер должностного оклада, система премирования и социальный пакет (при его наличии).

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора.

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

В качестве приложения к гарантийному письму о предоставлении юридического адреса выступает копия документа, подтверждающего право владения арендодателем данным объектом недвижимого имущества (например, свидетельство о праве собственности) – заверенная нотариусом или уполномоченным должностным лицом организации. Если с новой организацией заключается договор субаренды, то предоставляется копия договора аренды на объект недвижимости, в котором должен содержаться пункт о праве арендатора на сдачу помещения (здания, иного объекта недвижимости) в субаренду.

Существует еще такой вид гарантийного письма как банковское гарантированное письмо, которое выдается банком на основании заключенного договора банковской гарантии. Банковская гарантия (гарантийное письмо банка) — это обязательство банка-гаранта выплатить по требованию бенефициара (лица, в пользу которого выдается гарантия) определенную сумму денежных средств на согласованных в гарантии условиях. Примером может служить тендерная гарантия. Помимо банковской может быть оформлена и страховая гарантия.

Способы отправки гарантийного письма

Существует два официальных способа передачи гарантийного письма:

  1. Направить документ почтой заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
  2. Передать документ контрагенту через канцелярию или секретаря. В этом случае следует подготовить два экземпляра гарантийного письма, на одном из которых уполномоченным лицом контрагента ставится штамп о принятии документа.

На практике используется еще один способ – отправка сканкопии (фотокопии) гарантийного письма по электронной почте с последующей передачей оригинала вышеуказанными способами.

Бланк и образец гарантийного письма об оплате

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 14 мая 2019

Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.

А если оплата будет позже?

Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.

Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).

Содержание и форма гарантийного письма

Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.

К их числу относятся:

  • номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
  • дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
  • наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
  • регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
  • юридический адрес;
  • фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
  • банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
  • подписи директора и главного бухгалтера;
  • контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.

Особенности оформления и использования гарантийного письма

Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.

Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка.

(«Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует»)

Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства.

При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.

Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство.

Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.

Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.

Гарантийное письмо: как написать правильно и что должно быть указано обязательно? Все о составлении документа

Гарантийным письмом называют официально составленную бумагу, в которой отправитель обязуется исполнить конкретные условия или осуществить определенные действия в интересах получателя. В таком документе позволяется гарантировать все, что не выходит за рамки законодательства.

Какие правила существуют при оформлении гарантийного письма? Как избежать ошибок при его составлении? Стоит разобраться.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Обязательные пункты

Необходимо обязательно указать следующие данные:

  • Номер исходного документа с датой написания бумаги.
  • Адресант: наименование организации, Ф. И.О. получателя (руководителя компании или физического лица).
  • Заголовок «Гарантийное письмо».
  • Текст документа, содержащий в себе принятые обязательства, гарантии и сроки выполнения.
  • Реквизиты отправителя: ИНН или ОГРН.
  • При заключении контракта, где указаны конкретные действия, затрагивающие гарантийное письмо, пишут ссылку на договор.
  • Подпись и ее расшифровка, т.е. кто составляет и подписывает документ.
Читайте так же:  Анкета на шенгенскую визу в латвию бланк

Основные требования к документу

Кроме того, нельзя совершать орфографические или стилистические ошибки. Предлагаем вам ознакомиться с основными правилами к оформлению и составлению документа, которые помогут написать гарантийное письмо корректно.

Как правильно оформить?

  1. Письмо должно быть оформлено в письменном виде. Сделать это можно как на официальном бланке организации, содержащем логотип, наименование с реквизитами компании, так и на обычном листе бумаги физическим лицом.
  2. Все страницы документа должны быть сшиты в один. При этом не нужно забывать про опечатывающую наклейку: она должна содержать количество прошитых листов, на ней ставится подпись (подписывать может ответственный сотрудник или индивидуальный предприниматель) и печать учреждения..
  3. Чтобы письмо имело юридическую силу, его необходимо нотариально заверить. При этом рекомендуется приложить дубликаты документов, которые предварительно заверяются.

Как составить?

  1. Документ должен содержать все вышеуказанные пункты в строгой последовательности.
  2. Сторона-отправитель указывает конкретные сроки, в которые она обязуется исполнить свои гарантии.
    Если требуется, описываются способы осуществления взятых обязательств.
  3. При составлении гарантийного письма на подписание договора физическим лицом порядок его оформления произвольный.
  4. Документ должен содержать четкие, недлинные и недвусмысленные формулировки и не иметь каких-либо орфографических или стилистических ошибок.

Грамотное написание каждого пункта

  1. В шапке гарантийного письма следует указать исходный номер с датой его составления.
  2. Ниже пишут:
  • Реквизиты получателя.
  • Наименование компании.
  • Должность, Ф. И. О. руководителя или его официального представителя.
  • Данные отправителя: наименование учреждения с Ф. И. О. директора или Ф. И. О. физического лица, юридический адрес с контактным номером телефона.
  • Ниже этих сведений указать с новой строки название документа «Гарантийное письмо».
  • Пример заполнения гарантийного письма на заключение договора аренды:

    Директору ООО «Уютная квартира»

    от генерального директора ООО «Строитель-плюс»

    Александрова Алексея Сергеевича,

    Г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, д.54

    Контактный телефон: + 7 912 2222222

    В теле документа необходимо описать принятые обязательства, а также гарантии со сроками их исполнения. Следует указать конкретные бумаги, которые необходимы для написания гарантийного письма.
    Например:

    ООО «Строитель-плюс» в лице генерального директора Александрова Алексея Сергеевича, ОГРН 123456789, предоставляет офисное помещение площадью 70 м2, расположенное по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, 54, для государственной регистрации ООО «Уютная квартира» и гарантирует после регистрации заключить договор аренды на срок в 12 месяцев с 20 сентября 2016 г. по 20 сентября 2017 г. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «Уютная квартира» в его учредительных документах.

    Офисное помещение принадлежит ООО «Строитель-плюс» на праве собственности на основании свидетельства о госрегистрации права серия 20АЕ № 123456 от 12 мая 2009 года.

    Приложение: дубликат свидетельства о госрегистрации права серия 20 АЕ № 123456 от 12 мая 2009 года.

    Заключение документа: ставится подпись руководителя с расшифровкой и датой составления гарантийного письма.

    Ошибки при заполнении, и что делать, чтобы не допустить их?

    Типичные ошибки:

    1. Отправитель прописывает текст кратко, не упоминая необходимых пунктов. Во избежание трудностей рекомендуется обязательно указывать основания, которые привели к появлению правоотношений сторон, гарантии, а также конкретные сроки для их осуществления.
    2. В документе присутствуют формулировки, которые можно трактовать двояко. Рекомендуется использовать краткие и четкие фразы, которые при определенных обстоятельствах смогут выручить отправителя.
    3. Отсутствие реквизитов адресанта

    : подобное нарушение может привести к тому, что документ утратит юридическую силу.

  • Гарантийное письмо не содержит необходимые бумаги для ознакомления второй стороны. Требуется прикладывать эти документы.
  • Документ составлен на нескольких листах, однако отправитель не прошил их и не пронумеровал. Чтобы избежать подобной ситуации, на каждой странице ставится номер с подписью, а листы прошиваются.
  • В гарантийном письме отсутствует дата его оформления, а также подпись составителя – руководителя компании.
  • Текст не должен содержать орфографические или стилистические ошибки! Подобные погрешности могут служить поводом для признания гарантийного письма недействительным.

    Заключение

    Составление гарантийного письма – процесс требующий пристального внимания. При правильном его оформлении гарантийное письмо обладает юридической силой и может послужить обязательством, подтверждающим намерение заключить официальный договор в будущем и увеличивающим шансы на действительное его заключение. А вообще, в письме отправитель вправе гарантировать любые действия, которые не выходят за рамки законодательства, и об этом нужно помнить.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Как правильно написать гарантийное письмо о поставке товара? Образец документа

    Гарантийное письмо является официальным документом, гарантирующим исполнение одним из партнеров взятых на себя обязательств (например, оплата в оговоренные сроки). Это заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

    Для чего необходимо?

    Гарантийное письмо оформляется в случае, когда одна из сторон сделки сомневается в платежеспособности и честности другой, даже несмотря на заключенный по всем юридическим правилам и нормам договор.

    Частыми ситуациями, когда запрашиваются гарантийные письма являются:

    • обязательство произвести оплату за полученные товары, выполненные работы, предоставленные услуги;
    • гарантия предоставления необходимой информации (например, предоставление юридического адреса в период оформления юридического лица);
    • подтверждение будущих намерений (например, гарантия заключения в будущем основного договора о сотрудничестве).
    Читайте так же:  Как отменить платеж через яндекс деньги

    Ответственный за составление и выполнение гарантий

    Ответственным составителем, отправителем является сторона, берущая на себя ответственность за выполнение тех или иных обязательств.

    Требования к оформлению

    Каждое письмо-гарантия должно соответствовать требованиям документооборота:

    1. Использование фирменного бланка предприятия и печати.
    2. Наличие исходящего номера, даты составления.
    3. Подпись руководителя организации, а для писем, гарантирующих исполнение финансовых обязательств, обязательна подпись главного бухгалтера, если его должность предусмотрена в штатном расписании.
    4. Желательно указание (внизу последней страницы, после всех подписей уполномоченных лиц) ФИО, должности исполнителя и его контактного телефона (подпись исполнителя при этом не обязательна).
    5. В названии пишется «гарантийное письмо», можно конкретизировать, например, «о погашении просроченной задолженности», но не обязательно.
    6. Если письмо гарантирует предоставить юридический адрес, то необходим и сам адрес, и характеристики арендуемого помещения (площадь, этаж), и реквизиты документов, на основании которых оно принадлежит продавцу, арендодателю или исполнителю.
    7. Если письмо пишется от имени лица, действующего на основании выданной доверенности, то следует указать реквизиты доверенности (номер, дата, адресат и адресант выдачи), а копию приложить к письму. Печать организации в данном случае не обязательна.
    8. Указание получателя:
    • для физического лица: полностью ФИО, паспортные данные, адрес регистрации (как физ.лицу написать письмо на юр. адрес можно узнать тут);
    • для юридического лица (в том числе ИП): полное наименование организации или ИП, реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес юридический и фактический, данные о расчетном счете, контактные телефоны). О требованиях к письму от юр. лица читайте тут.
  • Указание сроков выполнения обязательств, а, если письмо об оплате задолженности, обязательно указывается график погашения.
  • Приложение документов, способных стать гарантом выполнения обязательств.
  • Нумерация, шнуровка листов, если письмо имеет более одного листа.
  • Отсутствие стилистических, орфографических, пунктуационных ошибок.
  • Деловой стиль, конкретные формулировки. Текст должен восприниматься однозначно, без разночтения.
  • Основной вопрос лишь в правильности оформления и в содержании письма-гарантии. Именно эти два критерия будут напрямую влиять на наличие или отсутствие юридической силы у данного документа.

    Например, если гарантийному письму придать силу договора, то и юридический статус письма изменится (ст.435-443 ГК РФ): поставщик, желающий поставить товар заказчику, пишет гарантийное письмо с приглашением (офертой) осуществить поставку. Заказчик отвечает письменным согласием (акцептом). В этом случае, оба документа рассматриваются как доказательства принятия сторонами на себя договорных обязательств. Такие обязательства уже наделяются юридической силой.

    Если отправитель передумал и решил отозвать гарантийное письмо-акцепт, то сделать он это должен очень быстро, до момента принятия документа адресатом или сразу же после принятия, главное, до совершения на основании письма каких-либо процедурных действий.

    Подробнее о значении и составлении гарантийного письма об исполнении обязательств по договору можно узнать здесь.

    Как написать?

    Самое важное – это изложение в письме всех важных условий относительно выполняемых обязательств. Иначе письмо не будет иметь никакого значения. Разберем наиболее часто используемые виды гарантийных писем.

    Подробнее о составлении и написании гарантийного письма читайте здесь, а образец его заполнения вы найдете в этой статье.

    Об отсрочке платежа поставщику

    Это финансовая гарантия. Отправитель просит отсрочки платежа и обязуется произвести оплату в установленный срок за полученные товары (выполненные работы, предоставленные услуги).

    Структура гарантийного письма об отсрочки платежа:

    1. Желательно использование фирменного бланка.
    2. Исходящий номер, дата.
    3. Наименование документа.
    4. Текст письма:
      • название составителя и получателя, с указанием юридических реквизитов (например, ООО «ААА» просит ОАО «А1» предоставить отсрочку платежа по (указать реквизиты документа, по которому возникло обязательство оплаты));
      • можно (но не обязательно) указать причину, по которой невозможно произвести оплату в срок (например, оплату не имеем возможности произвести в установленный договором срок в связи с ….);
      • денежная сумма, на которую просится отсрочка и дата, до которой оплата будет произведена (например, настоящим письмом гарантируем произвести оплату в размере …. до ДД.ММ.ГГГГ).
    5. ФИО, должность, подпись руководителя и бухгалтера.
    6. ФИО и контактные данные исполнителя.
    • Скачать бланк гарантийного письма об отсрочке платежа поставщику
    • Скачать образец гарантийного письма об отсрочке платежа поставщику

    О доставке

    Отправитель обязуется поставить товар надлежащего качества в оговоренные договором сроки и согласованного количества.
    1. Желательно использование фирменного бланка.
    2. Исходящий номер, дата.
    3. Наименование документа.
    4. Текст письма:
      • название поставщика и получателя с реквизитами;
      • реквизиты документа, являющего основанием для поставки;
      • можно указать наименование и количество гарантированного к поставке товара (например, 10 шт. планшетов Lenovo), если товарных позиций очень много, достаточно сделать ссылку на номер товарной накладной, приложив ее копию к письму;
      • дата, до которой товар будет доставлен получателю.
    5. ФИО, должность и подпись руководителя и бухгалтера.
    6. ФИО и контактные данные исполнителя.
    • Скачать бланк гарантийного письма о поставке товара в срок
    • Скачать образец гарантийного письма о поставке товара в срок

    Способы получения документа адресатом

    Гарантийные письма должны предоставляться получателю в двух экземплярах лично, чтобы на экземпляре отправителя был проставлен входящий номер и дата вручения. Альтернативными способами доставки гарантийных писем являются: заказное письмо с уведомлением о вручении через почту, отправка курьерской службой с уведомлением о вручении.

    Правильно составленные гарантийные письма могут иметь юридическую силу и признаваться судебными органами в качестве прямых доказательств.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Видео (кликните для воспроизведения).

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Как правильно писать гарантийное письмо
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here