Место, где должны храниться трудовые книжки

Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Трудовые книжки —> это документы строгой отчетности. По этой причине работодателям следует знать, как и где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и организовать их правильный учет.

Обеспечение бланками

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил) у каждого работодателя постоянно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладыши к ним. Изготовление этих документов возложено на Объединение «>ГОЗНАК»> Минфина РФ. Бланки должны иметь определенную степень защиты и отвечать установленным требованиям. Работодатель может приобрести эти бланки у юридического лица либо ИП (распространителя), проводя оплату бланков на основании договора.

Наличие у работодателя достаточного запаса бланков трудовых книжек необходимо для того, чтобы производить их оформление в следующих случаях:

— когда работник поступает на работу впервые.

— отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки по причине ее утери или в связи с ее повреждением (оформляется новая книжка). Для этого требуется письменное заявление работника, в котором следует описать причины отсутствия либо повреждения его книжки (ст. 65 ТК РФ).

— утеря (повреждение) трудовой книжки по вине работника либо работодателя (при этом следует оформить дубликат).

— ошибочное первичное заполнение бланков.

Вкладыш оформляется, когда все страницы любого из разделов трудовой книжки были заполнены и продолжать ее ведение далее не представляется возможным (п.38 Правил). Следует отметить, что вкладыш является недействительным без наличия трудовой книжки. При оформлении вкладыша, его необходимо будет вшить в заполненную трудовую книжку соответствующего работника.

Работник, которому выдается соответствующий новый бланк, должен оплатить его стоимость. Исключение составляют случаи ошибочного первичного заполнения бланков либо их порчи не по вине сотрудника. Об испорченных таким образом бланках составляется акт, и они подлежат уничтожению, а расходы за эти бланки ложатся на работодателя.

Хранение и учет бланков

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним обычно хранятся в отдельном помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе, чтобы максимально обеспечить их защиту от повреждения и утраты.

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей ведется обязательная приходно-расходная книга. В эту учетную книгу следует вносить данные обо всех действиях, которые связаны с получением и расходованием этих бланков, с обязательным указанием их номера и серии (п.41 Правил).

Бланки необходимо выдавать по заявке сотрудника кадровой службы предприятия, который по приказу был назначен ответственным за заполнение трудовых книжек. В конце месяца данный ответственный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о наличии у него этих бланков и о суммах, которые были получены за их оформление. К этому отчету ему следует приложить приходный кассовый ордер предприятия (п.42 Правил).

Требования к учетной книге и ее заполнение

Исходя из п. 41 Правил книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна отвечать следующим требованиям:

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

  • страницы необходимо пронумеровать>
  • книгу следует прошнуровать и опломбировать либо скрепить сургучной печатью>
  • книгу необходимо заверить подписью работодателя.

Лучше, если переплет этой учетной книги будет твердым, так как ее заполнение ведется несколько лет, а затем ее необходимо хранить на протяжении пяти лет.

Эта учетная книга должна вестись ответственным лицом по утвержденной форме (Приложение №2). В ней следует регистрировать все приобретенные и реализованные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

Дата От кого полу —> чено или кому отпу —> щено Основание (наиме —
нование документа, № и дата)
Приход Расход
число месяц год Количество Сумма (руб.) Количество Сумма (руб.)
трудо —> вых книжек (серия и номер) вклады —> шей (серия и номер) трудо —> вых книжек (серия и номер) вклады —> шей (серия и номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

В этой книге учета на титульном листе указывается полное название организации, на втором листе —> фамилия, инициалы и должность ответственного за ее заполнение, период заполнения, а также номер и дата приказа о назначении этого ответственного. Далее необходимо заполнять все предусмотренные этой книгой графы, в них необходимо указать:

  1. 1 — регистрационный номер выданных бланков.
  2. 2, 3, 4 — дату получения либо выдачи бланков (заполняется арабскими цифрами).
  3. 5 — название контрагента, который производит поставку данных бланков в вашу организацию либо фамилию, инициалы и должность ответственного лица, которому были выданы эти бланки.
  4. 6 — название, номер и дата документа, который был предоставлен в качестве основания для получения этих бланков.
  5. 7 — количество, а также серию и номер приобретенных трудовых книжек.
  6. 8 — количество, а также серию и номер приобретенных вкладышей в трудовую.
  7. 9 — сумму покупки в рублях.
  8. 10 — количество, а также серию и номер выданных трудовых книжек.
  9. 11 — количество, а также серию и номер выданных вкладышей.
  10. 12 —> сумму реализованных бланков в рублях.

Ответственность

Работодатель обязан правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей. Для этого он может отдельным приказом назначить ответственное лицо.

Если данные Правила не были соблюдены, то ст. 5.27 КоАП РФ для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности до трех месяцев, либо наложение штрафа.

Место, где должны храниться трудовые книжки

Главная страница Форум Гарант
Читайте так же:  Какой процент зп идет в пенсионный фонд
Видео (кликните для воспроизведения).

У нас есть обособленное подразделение в другом городе. Там есть кадровик. ТД заключает директор в головной. Хотят хранить ТД работников в обособленном. Не будет ли это ошибкой? Плюс в том, что не будет проблем при увольнении, а минус в том, что проверка ГИТ, получается может пройти и по м/н обособленного?

Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

9 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицо Размер штрафа
Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицо от 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицо приостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Выдача трудовой книжки

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

В организации был пожар. Кто будет восстанавливать стаж и трудовые книжки работникам?

Наталья Гущина Автор

Здравствуйте. Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы. Если документально подтвердить факт работы невозможно, он устанавливается с помощью показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в суде. И уже на основании этого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Я недавно утроилась в компанию, исп.срок прошел. Я студент предпоследнего курса. ПЕРЕД УХОДОМ В ОТПУСК РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПЕРСОНАЛА отдала мне ключ от сейфа где хранятся трудовые книжки и печать организации. При этом со мной не составляли акт передачи и не составляли приказ о ведении и хранении трудовых книжек.Когда она вернулась в тот же день я отдала ключ, но она не взяла и сказала что бы я оставила у себя. Мне приходилось пользоваться сейфом только в случае когда водитель организации два раза в день в документах ставил печать. Это доверие или могут подставить или привлечь к чему нибудь?

Читайте так же:  Что преподает учитель начальных классов

Наталья Гущина Автор

Подставить или привлечь вас не смогут. Это доверие. Если сотрудник организации не подписывал договор о личной материальной ответственности и не является материально ответственным лицом, его нельзя уволить на основании утраты доверия. Такое увольнение суд признает необоснованным.

Здравствуйте, подскажите у нас трудовые книжки вложены в личные дела и хранятся в несгораемом шкафу, это будет грубым нарушением при проверке?

Наталья Гущина Автор

Главное, что они хранятся в несгораемом шкафу, а вложены они в личные дела или просто сложены в коробки значения не имеет.

Здравствуйте! Если трудовые хранятся временно, до передачи в отдел кадров (другой офис), то какие требования к хранению трудовых?

Наталья Гущина Автор

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.

Здравствуйте, я работаю в г. Ханты-Мансийске, всем сотрудникам разослали уведомления о передаче трудовых книжек в Хабаровск, законно ли это? Текст уведомления -«Уведомляем Вас о том, что в соответствии с Приказом «О введении централизованного кадрового учета работников Филиала Западно-Сибирский ПАО Банка «ФК Открытие» от 12.09.2017 г. № 2499-ВА в срок до 30.09.2017 г. Ваша трудовая книжка будет передана для ведения, хранения и учета в Управление кадрового администрирования Западно-Сибирского и Дальневосточного федеральных округов Департамента кадрового администрирования (местонахождение – город Хабаровск).

Наталья Гущина Автор

Да, это является законным, поскольку кадровое администрирование автоматизирует управление движением персонала и учет кадров. Программа опирается на действующее законодательство и стандартизирует задачи кадрового администрирования.

Добрый день. Вопрос: Где должны храниться трудовые книжки работников предприятия, если управляющая компания (другое юр. лицо) находится в другом городе?

Наталья Гущина Автор

Трудовая книжка долга находиться в главном офисе, то есть она должна быть отправлена по почте в другой город.

Можно ли допустить хранение трудовых книжек у работника на руках?

Наталья Гущина Автор

Никаких трудовых книжек у работников на руках быть не должно. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя .

Если трудовую книжку работодатель хранил но не оформил меня официально какие претензии могу я предоставить работодателю?

Наталья Гущина Автор

Трудовой договор заключается в письменной форме в течение 3 дней после того, как работник приступил к работе. (статья 67 ТК РФ).

Запись в трудовую книжку работодатель должен внести в течение пяти дней.

Не оформление сотрудника надлежащим образом регулируется статьей 5.27. Нарушение трудового законодательств а и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:
«Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административно го штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предприниматель скую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.»

Видео (кликните для воспроизведения).

При крупном нарушении возможно административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Поэтому, если работодатель не хочет оформлять официально трудовые отношения с работником, то вы вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или судебные органы.

Для этого необходимо собрать всю информацию и доказательства того, что вы работали у данного работодателя:
1. Любые документы или копии, которые могут быть связаны с принятием на работу: приказ о приеме на работу, трудовой договор, подписи под локальными нормативными актами. Такая возможность есть, если оформление было произведено не полностью, например, был подписан трудовой договор, но отсутствует запись в трудовой книжке.
2. Документы, подтверждающие выполнение работы: различные приказы; доверенности; исполнительные документы, в которых есть подпись сотрудника.
3. Свидетельские показания: сотрудники, клиенты, которые могут подтвердить, что видели работника выполняющим трудовую функцию.

Место, где должны храниться трудовые книжки

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

Читайте так же:  Сколько денег можно вывозить за границу

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Все отделения и банкоматы ПАО «Бинбанк»

Отделения Бинбанка в вашем городе. Режим работы, адреса банкоматов Бинбанка.

Трудовая книжка хранится по основному месту работы

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:
  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба. Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников. Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет. По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Ответственность

Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность. Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности. К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

Информация о том, как хранить трудовые книжки, известна всем работодателям. Неважно, является он индивидуальным предпринимателем или речь идет о крупной компании. Несоблюдение этих правил всегда приводит к большим проблемам, включая восстановление ТК и оплату штрафов.

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Читайте так же:  Платежные терминалы как бизнес

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

1935 24 августа 2010 в 20:30

Сестра 24 августа 2010 в 20:40

Татьяна Васильевна 24 августа 2010 в 21:35

в соответствии с п.42 Правил — бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
А в силу п.6.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

П. 45 — ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

п.43 что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним», в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа. НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть.
Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Читайте так же:  Совершать мелкие бытовые сделки можно с

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Место, где должны храниться трудовые книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here